O eSocial * entra em vigor definitivamente em 2020, mas para algumas empresas o limite para adequação na prestação de contas termina este ano

*Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas

Criado para unificar em um só sistema os documentos legalmente exigidos para prestação de contas, de empresas, à Receita Federal, o eSocial surgiu em 2014, e sua obrigatoriedade se deu de maneira gradativa. Integrar o banco de dados do extinto Ministério do Trabalho (atual Ministério da Economia) com o da Receita Federal e da Caixa Econômica era a ideia original.

Simplificando o sistema de recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), DIRF – Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte, RAIS – Relação Anual de Informações Sociais e CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, o eSocial, estabeleceu prazos e metas de adequação para as empresas.

Então o que está sendo chamado de novo eSocial é na realidade a continuidade do processo de adaptação das empresas, que tem seu prazo final estabelecido para 2020. O prazo para empresas que faturam por ano mais de R$ 78 milhões se adequarem, por exemplo, termina em 2019.

Desburocratizar e tornar mais dinâmico o sistema do governo para melhor direcionar as informações tributárias e previdenciárias com mais transparência e acesso aos dados dos empregados e empregadores, tem sido o alicerce argumentativo para seguir com o as propostas de melhoria para o programa, desde a sua criação.

A integração das informações se dará da seguinte forma

• A GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS, que contempla as informações da previdência social, será substituída pela ADCTFWeb – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais.
• A integração entre as escriturações da EFD-Reinf, do eSocial e da DCTFWeb serão automáticas após concluído o envio dos respectivos fechamentos.
• Os prazos serão diferentes para cada categoria de empresa, com perfil obrigatório da declaração pelo eSocial.

As novas regras e adaptações ao programa surgem com o passar do tempo com o objetivo de facilitar para o empresário o cumprimento das regras.

Caso não se cumpram os prazos, tente se burlar as regras ou ainda informações sejam entregues de maneira incorreta, o sistema prevê penalidade e multa. Portanto fique atento ou contrate uma consultoria.

Cronograma e Implementação – eSocial

Mais de 13 mil empresas no Brasil já estão adaptadas ao eSocial. Com a dificuldade de outras empresas em adaptar-se ao programa, o governo dividiu as empresas subgrupos ou subcategorias.

Agora o grupo das empresas de grande porte (faturamento > R$ 78 mi), como já citado, estão na última fase para implementar definitivamente o sistema e cumprir o prazo que encerra este ano.

Microempresas, as de pequeno e médio porte terão até janeiro de 2020 para finalizar a implementação do sistema. MEI (Microempreendedor individual) não se caracteriza para o programa e segue a prestação de contas pelo Simples Nacional.

Pessoas física, instituições sem fins lucrativos e produtores rurais que são empregadores precisam estar atentos ao perfil para verificar se seguem o eSocial ou a declaração pelo Simples Nacional. Organizações internacionais e órgãos públicos terão até 2021 para adequação completa.

Prós & Contras

O uso da plataforma facilita para o empregador, otimiza o tempo e promove transparência e eficiência. Além disso a modernização de ter as informações sistematizadas de maneira integrada e digital garante melhor gestão administrativa. Diminui a burocracia e facilita a fiscalização.

Porém, é importante destacar que evitem deixar para última hora; o sistema pode ficar sobrecarregado e causar problemas na rede e conexões.

As empresas que ainda tratam de maneira analógica seus processos, terão um pouco mais de dificuldade e terão que correr para se adaptar, caso contrário sofrerão as penalidades e multas.

Principais Informações e Dados

Os dados mais relevantes, sobre o contrato de trabalho e tudo o que o envolve serão contemplados na plataforma digital. As empresas devem passar informações como por exemplo data de admissão, afastamento, demissão contendo inclusive o aviso prévio. É o sistema que copila todos os dados para a liberação de INSS, FGTS, Seguro Desemprego e outros. Por isso, todas as informações acerca do trabalhador devem ser contempladas no sistema.

• Mudança salarial.
• Jornada de trabalho e suas alterações.
• Levantamento de créditos tributários.
• Levantamento de débitos tributários.
• Informações quanto a benefícios previdenciários.
• Atestados médico de saúde.
• Condições do ambiente de trabalho (que relata salubridade, periculosidade e outros).
• DIRRF – Declaração sobre o Imposto de Renda Retido na Fonte.
• Relato quanto a acidente de trabalho.
• Holerite/Folha de Pagamento.

Existem outras informações. Para conhecer todas, acesse o portal do governo. Porém, essas são as de maior relevância.

Maiores Desafios

Folha de Pagamento

Último ponto da etapa, foi considerada a mais desafiadora para fazer a adaptação. Para as empresas que já usam algum ERP – Sistema de Gestão Empresarial fazer a transição será relativamente tranquilo. Quem decidir implementá-lo durante o processo, poderá usufruir de suas vantagens; como por exemplo ter ferramentas inteligentes respaldadas por uma assessoria profissional, que ajudará o RH e a contabilidade no período de transição dos dados.

Admissão

O processo de adaptação para documentar as informações de admissão, como por exemplo os ASOs – Atestados de Saúde Ocupacional, a partir de agora devem ser enviados um dia antes do começo das atividades do colaborador contratado. A multa por não entregar, descumprir o prazo ou enviar informação incorreta, pode ser penalizada com multa de até R$ 6 mil (em caso reincidente). Para microempresas, o valor é de até R$ 800.

Acidentes de Trabalho

O CAT – Comunicado de Acidente de Trabalho deve ser enviado pelo eSocial. O prazo é de um dia útil após o fato ocorrido. Em caso de óbito, a comunicação deve ser imediata. A penalidade para o descumprimento desta regra é multa. O valor da mesma se refere ao salário de contribuição, que pode variar entre limite mínimo e máximo. Se for reincidente o valor da multa é 2 vezes maior.

Se mantenha informado sobre as exigências do governo. Novas regras podem aparecer e as existentes podem sofrer adaptações. Acompanhe também nossas considerações sobre os impactos da reforma trabalhista e as formas de contratação.