Em primeiro lugar, o gerenciamento de dados mestre, MDM – Master Data Management surgiu de uma necessidade corporativa quanto a qualidade de gestão de dados. Em outras palavras, como melhorar a qualidade da organização dos dados e a integração deles em um sistema. Assim, realizar previsões mais assertivas, bem como garantir melhores percepções derivadas desses dados.
Tomar decisões erradas baseado no argumento de que não havia dados suficientes pode ser muito oneroso para a empresa. É necessário uma melhor gestão destes dados. Isto passa por revisão das informações e suas estruturas (PDMS- Padrão de Descrição de Materiais e Serviços). Além obviamente da metodologia para controle de mudanças, através de processo de governança .
São tantos dados que foi criado um padrão específico internacional para regulamentar como devem ser estruturados, classificados e gerenciados.
MDM – Master Data Management é o conjunto de processos e ferramentas que determinam o gerenciamento dos dados mestres da organização.
Contextualizando o MDM – Master Data Management
Na verdade, muitas pessoas podem confundir conceitos de dados, usando ‘dados de referência’ ou ‘dados principais’ com dados mestre. Por vezes o intercâmbio dos dados pode ser um dos motivos que geram esses conflitos. Por isso vamos pontuar alguns aspectos antes de seguir para a solução de MDM.
Dados de Referência ou Dados Principais
Ambos são dados externos. Usados para intercâmbio de informações, geram valor devido a necessidade de uso para referência. Por exemplo: ID Security (CUSIP, SEDOL, ISIN), código de moeda vigente no país, código do país, código de categoria de ativo, etc. São dados relevantes para o mercado de exportação.
Dados Mestre
Dados Mestre ou Master Data é o conjunto de dados essenciais para qualquer negócio, armazenados em vários sistemas que permita a captação integrada e o cruzamento desses dados, que por sua vez são utilizados em setores diversos da empresa.
Os dados mestres costumam sofrer pouquíssimas alterações ao longo do tempo. Alguns não sofrem alteração alguma. Geralmente se dividem em quatro categorias: Coisas, conceitos, lugares e pessoas. Há ainda a segmentação dentro dessas categorias chamadas de: áreas de assunto, de domínio e tipos de entidade.
- Coisas – linha de produtos, contas e unidades de negócios, etc.
- Conceitos – negócios, contratos, garantias, licenças, etc.
- Lugares – localizações de escritórios entre outras divisões georreferenciadas.
- Pessoas – clientes, funcionários, gerentes de relacionamento, entre outros.
Para cada categoria há uma série de possibilidades de segmentação. Com base em relacionamento e histórico, por exemplo, o cliente pode ser segmentado por valor de mercado, tipos de incentivo, etc, sendo categorizados como básico, executivo, global ou premium. O mesmo vale para a segmentação de produtos e serviços a depender da geolocalização, porte e setor industrial.
Como o MDM – Master Data Management pode ajudar sua empresa
Dentre os principais desafios que as empresas enfrentam e podem ser resolvido por meio do trabalho de gestão focada em MDM ‘estão:
- Análise e Gestão de Spend
- Custos não previstos com compras em desacordo com a demanda
- Reduzir o lead time de compras, com demandas e especificações padronizadas e completas
- Custo de Estoque desnecessário com itens em duplicidade ou obsoletos
Primeiramente, a questão de criar previsões de gastos ou ‘Spend’ na área de compras precisa ser suportada com a descrição adequada das demandas, baseada em histórico e planejamento.
Outro ponto relevante a se pensar no MDM como solução é quanto ao processo de compra sem informações bem definidas sobre a demanda: descrições incompletas ou erradas. Assim, o impacto no processo de Compra pode ser observado desde o aumento do lead time de reposição por dificuldade em comunicar ao Mercado o que a empresa necessita, a finalização do processo com a entrega errada, problemas fiscais pela falta de uma correta classificação dos materiais, até impactos nos níveis de estoque com itens que não atendem as necessidades da empresa e que podem se tornar obsoletos. Complementando a relação de ineficiência no processo, gerada por uma má gestão de dados, podemos registrar os custos logísticos extras para devolução e recompra de material.
Acima de tudo, com o objetivo de eliminar os problemas citados, é importante que a empresa priorize o saneamento de cadastro de materiais e serviços, perenizado pela governança do cadastro.
O saneamento é um processo que tem como objetivo revisar as descrições de materiais e serviços. Além de padronizar complementando e classificando corretamente de acordo com sua taxonomia. Desta forma, a empresa conseguirá comunicar, de forma objetiva e clara, as suas necessidades ao mercado. E, adicionalmente, integrar todos os processos da empresa que dependem de um bom cadastro.
Após o saneamento, a governança garante a integridade das informações e padrões na Gestão de dados. A Level Group possui um Portal que suporta as demandas da governanaça. Com solicitação de novos cadastros, manutenção dos cadastros, necessidade de worflow de aprovação ou validação por parte dos stakeholders (qualidade, manutenção, almoxarifado, fiscal, contabilidade, etc), além de disponibilizar um dashboard e relatórios para acompanhamento de status e SLA da governança.
Por que contratar especialistas em gerenciar MDM – Master Data Management
Em suma, os dados mestre são a base das informações e reports de uma empresa. Assim, qualquer erro nos dados mestre gera um efeito oneroso e em cascata no bussiness da empresa. Extrapolando os exemplos da área de compras, podemos exemplificar impactos em processos de vendas, produção, fiscal entre outros, como: separação e entrega de materiais errados ou em endereços errados e para clientes errados e até no recolhimento de tributos.
Por isso, é importante contar com profissionais especialistas em MDM e com experiência na implantação de projetos de saneamento e governança, com conhecimento das melhores práticas de mercado e que estão habilitados a avaliar as soluções que estão mais adequadas ao ramo e as regras de negócio de cada empresa.
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