Saiba como o método de aquisições avalia o custo total dos insumos dentro de uma empresa – Metodologia de Strategic Sourcing
Frequentemente identificamos em conversas entre profissionais que trabalham na área de compras, muito sobre a metodologia de Strategic Sourcing. Apesar de muito se falar sobre este método, poucos dominam e aplicam de forma efetiva.
Strategic Sourcing trata-se de um método pragmático para execução de uma concorrência com elevada profundidade.
A metodologia de Strategic Sourcing tem permitido às empresas aferir ganhos significativos em redução do preço de compra. Acima de tudo, melhoria do nível de qualidade do produto ou serviço entregue ao cliente final.
Na aplicação do Strategic Sourcing é comum estabelecer uma relação de longo prazo com o fornecedor escolhido no processo.
Metodologia de Strategic Sourcing
A metodologia de Strategic Sourcing é um processo que identifica e qualifica potenciais fontes de fornecimento de produtos ou serviços. Alem disso, avalia tecnicamente as proposições e formas de aquisição, viabiliza negociações com elevada efetividade. Sobretudo auxilia na formatação de bons acordos comerciais e operacionais com o(s) proponente(s) selecionado(s).
Assim, este processo, quando bem conduzido, traz isonomia, transparência e objetividade na escolha do vencedor da concorrência. Assim como, cria um ambiente especulativo propício para realização de bons negócios para o contratante.
A metodologia de Strategic Sourcing da Level Group foi concebida baseada na metodologia aplicada pelas consultorias tradicionais de procurement com adaptações feitas através de boas práticas obtidas na realização de mais de 1.000 projetos realizados para grandes organizações. Confira:
Etapa 1. Levantamento de dados – Metodologia de Strategic Sourcing
Esta etapa é fundamental no processo, uma vez que nela será definido o baseline do projeto.
Entendemos por baseline uma fotografia da situação atual do que é praticado na empresa. No baseline, deve ser considerado o escopo do serviço a ser contratado, valor praticado e impostos envolvidos. Assim como, os SLA (Service Level Agreements – acordo de nível de serviço) acordados com os fornecedores, dentre outros dados importantes.
Os SLAs definem serviços, metas de nível de serviço e papéis e responsabilidades das partes envolvidas no contrato.
Etapa 2. Análise de mercado
É necessária uma análise de mercado detalhada, a fim de identificar potenciais fornecedores capazes de oferecer o serviço em questão.
Num primeiro momento, o cliente deve indicar potenciais fornecedores que julga ter capacidade para atendimento da demanda. Elaborada a primeira relação dos potenciais fornecedores, denominada longlist, é confeccionada uma RFI (Request for Information). Assim sendo, um questionário sobre aspectos técnicos é encaminhado aos fornecedores.
Após a resposta dos fornecedores, diversas análises são realizadas, objetivando fazer uma primeira filtragem. Nesse momento apenas os fornecedores qualificados tecnicamente são destacados para a etapa de tomada de preços.
Dentre as ferramentas utilizadas nesta etapa, destacamos Análise SWOT, onde é identificado aspectos positivos e negativos de cada proponente. Outra ferramenta de suma importância para análise de mercado é a matriz que representa as Cinco forças de Porter.
A matriz considera cinco fatores, as “forças” competitivas, que devem ser estudados para desenvolvimento de uma estratégia empresarial eficiente. Nesta análise, é possível identificar pontos que favorecem os fornecedores na negociação e os pontos que os deixam vulneráveis.
Com base na RFI e nas análises realizadas, é elaborada uma matriz técnica, apresentada na página 10 e 11. onde os fornecedores são pontuados de acordo com critérios definidos pela área técnica da empresa. O ideal é somente participarem da etapa de tomada de preços as empresas que atingirem um mínimo de 60% de atendimento dos pontos. Após a aplicação desta nota de corte, ficam definidos os
fornecedores que seguirão no processo (short list).
Etapa 3. Elaboração de material de concorrência
Durante esta etapa, são elaborados todos os materiais destinados à concorrência que serão lançados no mercado. É de extrema importância que o documento a ser divulgado contenha exatamente o escopo que será contratado, bem como os SLAs que serão exigidos durante a vigência do contrato.
Neste material, deve constar também a relação de documentos que será solicitada aos fornecedores, como certidões negativas, certificados, etc. Pode ser enviada aos fornecedores a minuta contratual que será utilizada na prestação do serviço.
Uma planilha de cotação padrão também é elaborada neste momento. É de suma importância que essa planilha seja padrão para que todos os fornecedores informem seus preços de acordo com o que foi solicitado, agilizando e facilitando as análises posteriores.
Etapa 4. Cotação, análise, distorções, escopo cotado, TCO
Após a elaboração dos materiais para envio ao mercado, estes são encaminhados aos fornecedores. Nesta etapa, durante o processo de cotação, é usual que se realize um workshop envolvendo todos os fornecedores do processo, a fim de esclarecer quaisquer dúvidas que sejam levantadas. Após esse workshop, são agendadas visitas técnicas com os fornecedores, para que estes entendam detalhadamente o escopo que está sendo solicitado e possam esclarecer dúvidas adicionais.
Após a consolidação de todas as dúvidas levantadas no processo, são elaboradas as respostas para cada uma delas, as quais são encaminhadas a todos os fornecedores, não havendo, assim, favorecimento a nenhuma empresa.
Após o prazo limite, as propostas são enviadas pelos fornecedores com dois conteúdos distintos: propostas técnicas e propostas comerciais. Nesse momento, as propostas técnicas são encaminhadas à área requisitante, e as propostas comerciais à área de compras.
Caso surjam dúvidas, é importante esclarecê-las juntos aos fornecedores, a fim de evitar análises equivocadas e a apresentação de resultados com valores distorcidos.
No âmbito comercial, não basta analisar somente o preço cotado. É importante que seja considerado o custo total da proposta de cada um dos fornecedores (TCO), o que envolve custos logísticos e financeiros, confiabilidade no fornecedor, etc.
Ao final desta etapa, é realizada uma ponderação entre os aspectos técnicos e comerciais e são analisados os resultados em relação aos cenários possíveis, para definir qual a melhor estratégia de negociação.
Etapa 5. Negociação
Realizadas as análises técnicas e comerciais, um seleto grupo de empresas é convidado a dar sequência ao processo de seleção do prestador de serviços. Esta etapa visa equalizar os valores informados entre as empresas, considerando o escopo definido na proposta técnica. A estratégia de negociação a ser utilizada nesta etapa varia de processo para processo, não havendo um padrão definido ou correto.
Após a execução desta etapa, novos cenários de fornecimento são elaborados considerando-se as informações enviadas pelos fornecedores. Estes cenários devem ser validados pela área técnica.
Etapa 6. Elaboração do contrato
A elaboração de um contrato claro e detalhado pode garantir a segurança durante a prestação do serviço em questão. Neste contrato devem constar todas as condições negociadas, tanto em termos comerciais quanto em termos técnicos. Cláusulas de saída também devem ser definidas por contrato. Por se tratar de uma prestação de serviços, é importante que se exija do fornecedor o recolhimento regular de impostos e encargos trabalhistas e previdenciários referentes aos profissionais que serão alocados na execução do serviço referente ao contrato.
Assim sendo, caso ocorra a troca de fornecedores, esta transição deve ser elaborada com base em cronograma de atividades, minimizando-se o risco de ocorrer falhas na prestação do serviço atual.
Conclusão
Em suma, como se pode observar, trata-se de uma técnica completa, em que praticamente todos os pontos de atenção são considerados na contratação de um serviço.
Além da questão de assertividade no refinamento do escopo e correto entendimento do mesmo por parte do mercado fornecedor, ao longo da metodologia de Strategic Sourcing, é fundamental utilizar ferramentas para uma avaliação precisa dos proponentes. Caso esse processo não tenha a profundidade necessária, riscos operacionais e financeiros podem ser assumidos ao longo do contrato.
Porém, mesmo com a aplicação pragmática da metodologia, não é possível eliminar todo o risco de um processo de contratação, mas partes dos mesmos podem ser mitigados ou minimamente conhecidos para que sejam contingenciados durante a vigência contratual.
