Quando contratamos serviços, primeiramente devemos considerar esse processo com a mesma abordagem de um
projeto, e, como em qualquer projeto, o estabelecimento do escopo é o aspecto mais crítico
Eventuais equívocos na abrangência ou no nível e profundidade de detalhamento podem trazer consequências desagradáveis em termos de custos, prazos, comunicação e riscos. Em uma pesquisa feita pela Level Group com 30 gestores de contratos ou responsáveis pelos processos de contratação de serviços dos mais variados segmentos de mercado, 80% disseram que a falta de um escopo claro e bem definido é o maior desafio dos projetos de Strategic Sourcing para contratação de serviços.
Dois aspectos que o comprador ou gestor do projeto de contratação de serviços deve considerar em relação à deficiência de escopo e suas eventuais consequências são:
Escopo incompleto
Muitas vezes, os serviços ou subserviços objetos da contratação não são identificados adequadamente. Para que seja possível a definição precisa do escopo, os responsáveis pelo projeto devem se perguntar se todos os componentes necessários para o perfeito entendimento da composição do escopo estão suficientemente descritos.
Descritivos incompletos e sujeitos a interpretações diversas acabam dificultando a precisão na elaboração orçamentária das empresas proponentes e, consequentemente, acaba gerando uma distorção importante nas proposições técnicas e comerciais apresentadas.
Falta de clareza
Um grande erro do comprador ou gestor do projeto de contratação de serviços é presumir que o escopo está claro para todos somente porque está completo. Essa é uma armadilha tradicional dos projetos de concorrência para contratação de serviços que pode ser facilmente evidenciada: basta que sejam feitas perguntas para interlocutores de perfis diferentes para verificar sua compreensão e interpretação das informações ou descritivos do serviço disponibilizados.
Para reduzir o risco de falta de clareza do escopo, o comprador ou gestor do projeto de contratação pode realizar algumas ações, tais como:
- Desenvolver um template, com perguntas fechadas específicas para cada categoria de serviço, para que,
através dessas respostas, o escopo de contratação seja concebido; - Nunca deixar de obter aprovação formal dos documentos e dos entregáveis.
- Fazer revisões constantes junto com a equipe responsável pela contratação para garantir que a percepção dos stakeholders não mude conforme o projeto avança.
- Gerenciar bem as mudanças, para que elas não transformem um escopo claro em algo ambíguo e incompleto.
O modelo de desenvolvimento do escopo varia muito de acordo com o tipo de empresa, o tipo de projeto, o
estilo e a autoridade do comprador ou gestor. Por isso, não é fácil definir a melhor forma de desenvolver o escopo.
Ainda assim, estabelecemos como prática e elevada assertividade, o desenvolvimento gradual do escopo. Esse modelo costuma trazer ótimos resultados na elaboração de escopo para projetos de Strategic Sourcing.
A seguir, destacamos quatro razões pelas quais não vale a pena detalhar com preciosismo o escopo logo no começo do projeto de Strategic Sourcing para contratação de serviços:
- Haverá exageros nos requisitos
- O escopo não ficará completo
- Aumentará o retrabalho
- Será criada uma expectativa pouco realista
Ditas as razões pelas quais desenvolver o escopo gradualmente é mais indicado para projetos de Strategic Sourcing, cabe ao comprador ou gestor do projeto de contratação determinar exatamente o nível de escopo que é desejado para a contratação. O importante é que o escopo das fases mais avançadas seja definido de forma mais ampla e permita pelo menos:
- Orientar adequadamente as atividades que representam o serviço a ser contratado;
- Estimar o custo e prazo totais dos serviços a serem contratados utilizando como referência valores cotados preliminarmente ou referências atuais;
- Identificar riscos de grande probabilidade ou impacto que devam ser discutidos desde o começo do projeto de Strategic Sourcing.
Na verdade, não existem regras fixas, mas sempre deve existir o bom senso. Nenhum processo de contratação de serviço é idêntico ao outro, e o gerente do projeto, em conjunto com sua equipe, deve buscar os melhores caminhos para o sucesso da contratação. Saiba mais!
