Após entender o conceito de Lead Time em compras, é fundamental identificar os fatores que contribuem para proporcionar a melhor UX dentro deste conceito

Em tradução livre “lead time” significa “tempo de espera”. Cada vez mais o tempo tem se tornado o bem mais preciso das pessoas. Seja seu cliente, fornecedor ou consumidor final.

Dentro do conceito corporativo, o lead time é o caminho percorrido entre a solicitação de um cliente, seja de produto ou serviço, até a entrega ou prestação do mesmo. Ou seja, é tudo o que acontece durante o processo de compra.

Traçar um cronograma com previsibilidade de tempo e ocasionalidades, é uma das ações do profissional de procurement. O lead time deve fazer parte deste cronograma.

Ter acesso a tecnologias que acompanhem a carga com exclusividade, por exemplo, é uma das maneiras de prever acasos e manter o cronograma do lead time.

Cronograma do Lead Time

Dentro deste conceito, todas as etapas de produção, do pedido à entrega, devem ter suas operações monitoradas. Certamente esta é uma premissa básica para manter o lead time. Com o mercado cada vez mais competitivo, o ‘time’ não é um mero detalhe. Para manter os clientes satisfeitos, cumprir cronograma é o mínimo esperado.

Para ganhar credibilidade e equilibrar os gastos é preciso encontrar estratégias para administrar os estoques e com isso manter o fluxo de produção. Porém, é importante ressaltar que, excesso de estoque é um indicador de que esse fluxo está em desequilíbrio.

Além de todas as particularidades que contemplam a gestão de compras, o cronograma de lead time precisa levar em consideração:

• O planejamento dos trâmites de compra de materiais;
• O mapeamento dos processos para garantir o fluxo das operações;
• A estimativa do lead time de acordo com um mapeamento dos pedidos;
• O desenvolvimento de uma planilha de estoque estrategicamente calculada;

Gestão de Processos

Verificar o lead time faz parte do processo de gestão de compras. O profissional responsável deve checar, minuciosamente, fatores como:

• Perfil e Cadeia de Fornecedores – escolher os contatos certo, influentes e manter bom relacionamento com eles. Ter sempre um plano B. Em outras palavras, um fornecedor que possa atender em uma situação de imprevisto ou emergência.
• Deslocamento e Posição Geográfica – o planejamento da rota que o produto vai fazer está diretamente ligado ao time, logo, a localização do fornecedor vai interferir em todo o processo.
• Datas – as variáveis que envolvem essa questão são tantas que vão além do calendário. Fatores externos como feriados ou manifestações públicas, podem causar grande estrago no lead time se não estiverem previstas no planejamento. Outros pontos são, natureza do produto, volume da carga, destino, etc.
• Quesitos da Fiscalização da Receita Federal – como órgão responsável pela fiscalização das cargas, ante a imprevisibilidade de quão minuciosa será a averiguação, o ideal é que esteja tudo dentro das normas para evitar motivos de atraso no processo de entrega.

Como Calcular Prazos

Alguns aspectos devem ser observados após a definição do planejamento estratégico elaborado pelo setor de procurement, para um cálculo assertivo.

• Faça uma lista dos produtos solicitados – com todas as ressalvas das matérias primas que precisam para a fabricação do produto, se este for o caso do seu negócio.
• Faça uma planilha – com todos os serviços e instalações que precisarão ser feitos.
• Entenda sobre a sazonalidade da matéria prima – se for o caso, e organize uma tabela com a logística deste material.
• Sempre coloque uma margem de segurança no seu cálculo– considere finais de semana e conheça bem o perfil do seu fornecedor. Além disso, considere imprevistos relacionados ao trânsito do material até chegar à empresa.
• Coloque em destaque e em ordem de prioridade itens que possuam prazos mais longos!
• Determine um prazo (com dia e horário) para cada produto ou serviço. Para isso é preciso ter um histórico ou registro deste.
• Estime variáveis – coloque prazo com margem de segurança, como já foi dito e mantenha a comunicação com o cliente sobre em que etapa do processo está a entrega.
• Acompanhe todo o processo!

Verificar com antecedência a manutenção de máquinas entre outras questões operacionais, faz parte do trabalho de gestão, que antecede o planejamento do lead time.

Com o uso da tecnologia que promove a automação dos processos, a etapa de lead time no departamento de procurement certamente se torna mais ágil e assertiva.

Que conhecer em detalhes como melhorar esse processo? Entre em contato!