A área de compras nos negócios já foi vista apenas como apoio de atividades finais do processo de negociação. Hoje já se entende a relevância estratégica e tudo o que envolve a atividade de procurement.

O setor de compras está ligado diretamente ao equilíbrio despesa x receita de uma organização, pois há uma estimativa de que, em média, 50% dos custos de uma empresa são gerados no departamento de procurement; às vezes até mais. Logo, trabalhar aquisições e logística com estratégia, reduz custo e reflete na receita. O impacto disso é imediato na competitividade e ganhos no mercado.

A busca dos gestores por melhorar os processos de modo contínuo, tem contribuído para que projetos mais ousados da cadeia produtiva atinjam metas, inclusive financeiras. Com o uso da tecnologia em procurement a estratégia de “gerar valor” tem funcionado e promovido resultados.

Compra & Procurement

Os termos são correlatos. Compras é o nome mais antigo e está relacionado ao apoio do negócio. Com o aperfeiçoamento dos processos chegou-se a conclusão que existia uma outra função ali, com foco na estratégia do negócio; assim surgiu a área de procurement.

Compras está mais ligada ao processo direto de gestão de contratos da aquisição dos bens e serviços.

Procurement incorporou o caráter estratégico, dentro de compras, e participa do planejamento estratégico prevendo etapas do departamento de compras. Nesse prisma, procurement atua na gestão de projetos e planejamento comercial.

É dentro do planejamento de procurement que se faz por exemplo a gestão de estoque. Para isso é fundamental a participação em todo o processo produtivo, de toda cadeia de suprimentos. Logística, distribuição e relacionamento tanto com fornecedores quanto com clientes também está no escopo do procurement.

A integração do setor de procurement estabelece uma estratégia de compra mais eficiente do ponto de vista da gestão. Usando táticas e técnicas de venda, pesquisa e inteligência para estruturar melhor os processos, será possível traçar um modelo de gestão que irá converter em resultado financeiro.

Uma das maneiras de integrar a cadeia de suprimentos e monitorar as ações para aumentar produtividade e lucro é segmentar o foco da gestão.

Planejamento Estratégico do Negócio

Quando se analisa a cadeia de suprimentos é possível obter dados que irão pautar de maneira inteligente as decisões e direcionar melhor as ações. Para o planejamento estratégico do negócio dentro do setor de compras, o gestor de procurement olha primeiramente para três pilares:

• Análise de risco;
• Inovação de processos;
• Execução de projetos (aquisição de materiais ou serviços).

Observar o ambiente externo, sem fronteira, é de extrema relevância tática. Afinal, o que acontece fora impacta. E, em alguns casos pode haver inclusive a internalização de ideias e inovações que aumentam a competitividade do negócio.

O procurement se envolve ainda nas questões de sourcing da empresa por fazer parte do processo de aquisição e complexidade das operações, em alguns segmentos.

Como tem expertise sobre custos, despesas e receitas o setor de procurement pode ser envolvido também nas políticas de pricing sugerindo iniciativas que podem melhorar processos e otimizar recursos.

Ainda sobre procurement e sourcing é importante entender que:

• O nível de dependência de canais e fornecedores pode ser um grande risco;
• Controle de estoque é essencial para não comprometer a situação financeira;
• A burocracia e a complexidade da aquisição por sua vez devem ser simplificadas;
• A estratégia de segmentação por categoria de produtos e serviço é uma forma de otimizar tempo;
• Estabelecer metas de melhoria e acompanhar as tendências tecnológicas de mercado é o que vai sustentar o negócio;
• O nível de exigência de qualidade dos insumos e matéria prima é fundamental para diminuir riscos e demandas negativas.

Processo de Compras

O processo de compras está ligado ao planejamento macro de sourcing. Logo, fazer o gerenciamento dos processos de compra significa:

1 – Entender as demandas de curto, médio e longo prazo para planejar as aquisições;

2 – Conhecer as especificações técnicas dos bens e serviços para melhor entender os orçamentos, levando em conta também os canais de compra e distribuição, prazos e custos, regras de estocagem, entre outros;

3 – Negociar e analisar propostas;

4 – Adquirir efetivamente o bem ou serviço;

5 – Fazer a gestão de contratos dentro dos parâmetros definidos de relacionamento.

Para melhorar a dinâmica do processo, verifique:

• Nível de automação;
• Canais internos de requisição;
• Categorização dos bens e serviços;
• Classificação de risco e distribuição;
• Critérios de tecnologia e otimização do processo;
• Avaliar estratégias de negociação segmentando a natureza da operação;
• Usar critérios e parâmetros de relacionamento na gestão dos contratos.

Custos & Investimentos 

Uma linha tênue divide esses dois. A gestão financeira corporativa divide o que é gasto e o que é investimento de maneira muito prática e objetiva. Mas é preciso cuidado para não negligenciar a importância de pequenos cortes.

Quando se fala em gestão a visão é mais ampla. Não é só planilha de controle! A área de procurement projeta muito além do cumprimento do orçamento. Ela analisa lacunas que podem gerar redução de custos e otimização de recursos.

Sendo assim, o foco maior do orçamento de gastos apresenta metas de melhoria que promove resultados. Esse balanço feito pelo procurement tende a aumentar a eficiência da organização quanto aos gastos corporativos. Envolver no processo quem gasta, quem compra e quem gera a demanda permite que o acompanhamento seja sistemático no controle e mudanças que se fizerem necessárias. Esse equilíbrio pode promover ainda sustentabilidade e compensações orçamentárias.

Gestão de Gastos

Comece respondendo algumas questões, isso irá facilitar, pode ser em um organograma ou em planilha, como melhor funcionar para você!

• Onde são gerados os maiores gastos?
• Quais são os padrões e parâmetros de consumo? O que os define?
• Há uma política de gastos quanto ao valor que cada um gera para a empresa?
• Existem metas e políticas para a redução desses gastos? São lacunas diretas ou indiretas?
• Existe visão externa de ações que podem gerar oportunidade para redução de gastos?
• Colaboradores estão envolvidos nessa política de controle dos gastos para atingir metas?
• São propagadas ações educacionais de melhores práticas para reduzir consumos desnecessários?
• Existe um monitoramento do mercado, interno e externo, na busca por alternativas que otimize custos?

Alguns pontos são internos, outros envolvem fatores externos. Ambos são de extrema relevância!

Cadeia de Suprimentos

Os principais pilares que direcionam o planejamento de aquisição das empresas são: produção, estoque, distribuição e logística. Um dos grandes desafios da cadeia de suprimentos é justamente o monitoramento de alguns desses indicadores.  A eles estão relacionados melhorar:

• A otimização do consumo de recursos, matérias-primas e insumos;
• Formas de reduzir estoque e perdas significativamente;
• Diminuição de gastos com reestruturação de modelos e revisão de rotas de distribuição de maneira efetiva;
• O indicador de desempenho logístico OTIF.

Gestão da cadeia de suprimentos a partir do olhar de compras

Participar de estudos que definem as metas, bem como do planejamento anual, pode envolver o colaborador e o time de compras de modo que a gestão se torne mais eficiente.

• Saber as reais necessidades e nível quantitativo de cada item do estoque reflete diretamente nas diretrizes de compra;
• A área deve entender sobre a demanda atual e futura do cliente, para ter melhor poder de negociação e argumento quanto a estoque, por exemplo;
• Conhecer as oportunidades que integram a cadeia de valor do setor gera redução de custo e aumento de produtividade. O setor de compras deve sempre estar alinhado a isso;
• Estruturar processos é fundamental para apoiar a execução do Procurement.

Soluções Tecnológicas

Certamente você já pensou sobre a transformação digital. Sim, isso é fator determinante para toda empresa, organização, indústria. Para alcançar o sucesso, as ferramentas tecnológicas devem estar no planejamento estratégico e ser resistente a isso só tende a causar prejuízo.

Inteligência artificial faz análises de mercado que sistema tradicional nenhum alcança. O uso de aplicativos, sistema PAS ou SAAS dependendo da sua demanda, entre outros são necessários para otimizar os processos; tanto de compras quanto todas as atividades que envolve o setor de procurement.

Há mais de 20 anos já se falava em blockchain. Agora é fato! Os estudos e pesquisas foram para o campo prático da vida. Usar de toda essa tecnologia para validar os processos e ter melhor controle dos contratos traz velocidade, gera confiabilidade e garante mais assertividade nas entregas.

As soluções disruptivas devem ser encaradas como aliadas. Então, ao invés de resistir, o ideal é aprender e incorporar o mais rápido possível, para se manter à frente do mercado.